Flujos de Trabajo de Enlaces de Reserva

Los Flujos de Trabajo en OneCal te permiten enviar correos electrónicos cuando ocurre una cierta acción en uno o más de tus Enlaces de Reserva. Los Flujos de Trabajo son una excelente manera de reducir las ausencias y automatizar acciones de seguimiento después de que termina una reunión. Algunos casos de uso comunes para flujos de trabajo son:

• Enviar un recordatorio a la persona que programó 10 minutos antes de que comience una reserva
• Enviar un correo electrónico de seguimiento automático a la persona que programó después de que termina la reunión
• Enviar un correo electrónico de notificación a tu jefe cuando se programa una nueva reunión

Primeros Pasos

Para comenzar con los Flujos de Trabajo, navega a la página "Flujos de Trabajo" desde el menú de navegación izquierdo. Para crear tu primer flujo de trabajo, puedes usar una de las plantillas predefinidas, o empezar desde cero haciendo clic en el botón "Nuevo Flujo de Trabajo".

Metadatos del Flujo de Trabajo

En esta sección especificarás metadatos generales relacionados con este flujo de trabajo:

• Nombre del Flujo de Trabajo: Un nombre descriptivo para este Flujo de Trabajo que te ayude a identificarlo fácilmente más tarde.
• Aplicar A: A qué Enlaces de Reserva se aplicará este Flujo de Trabajo. Por defecto, los flujos de trabajo se aplican a todos los Enlaces de Reserva.

Disparador del Flujo de Trabajo

El disparador del Flujo de Trabajo es lo que causa que este flujo de trabajo comience y cuándo. El disparador está compuesto de dos partes:

• Evento Disparador: Qué evento disparará este flujo de trabajo. Los valores posibles son:
  • Antes de que Comience el Evento: El flujo de trabajo se dispara algún tiempo antes de que comience el evento.
  • Después de que Termine el Evento: El flujo de trabajo se dispara algún tiempo después de que termina el evento.
  • Cuando se Crea una Reserva: El flujo de trabajo se dispara cuando se crea una nueva Reserva para el/los Enlace(s) de Reserva seleccionado(s). Si el Enlace de Reserva requiere aprobación, este flujo de trabajo se dispara en el momento en que se solicita la Reserva, no cuando se confirma.
  • Cuando se Cancela una Reserva: El flujo de trabajo se dispara cuando una reserva existente es cancelada ya sea por el anfitrión o la persona que programó.
  • Cuando se Reprograma una Reserva: El flujo de trabajo se dispara cuando una reserva existente es reprogramada ya sea por el anfitrión o la persona que programó.
• Tiempo del Disparador: Los eventos disparadores "Antes de que Comience el Evento" y "Después de que Termine el Evento" requieren que se especifique un parámetro de tiempo adicional. Otros tipos de eventos no requieren que se especifique un período de tiempo y dispararán el flujo de trabajo instantáneamente en el momento en que ocurre el evento.

Acción del Flujo de Trabajo

La Acción del Flujo de Trabajo es el efecto que este flujo de trabajo realizará una vez que se dispare. Por el momento, las acciones están limitadas a correos electrónicos pero en el futuro las acciones también incluirán SMS. Las siguientes acciones están disponibles:

• Enviar correo electrónico a los asistentes: Enviará un correo electrónico a los asistentes (excluyendo al anfitrión).
• Enviar correo electrónico al anfitrión: Enviará un correo electrónico al/los anfitrión(es) del Enlace de Reserva.
• Enviar correo electrónico a una dirección específica: Enviará un correo electrónico a una dirección de correo electrónico especificada.

También podrás especificar el siguiente contenido para los correos electrónicos:

• Asunto: Asunto del correo electrónico
• Cuerpo: Contenido del cuerpo del correo electrónico

Puedes usar Variables en el asunto o cuerpo de tu correo electrónico que serán reemplazadas con valores reales en el momento en que se dispara el flujo de trabajo. Haz clic en el botón "Variables" para ver la lista de variables que están disponibles para ti.