Flux de travail des liens de réservation

Les flux de travail dans OneCal vous permettent d'envoyer des e-mails lorsqu'une certaine action se produit dans un ou plusieurs de vos liens de réservation. Les flux de travail sont un excellent moyen de réduire les absences et d'automatiser les actions de suivi après la fin d'une réunion. Voici quelques cas d'utilisation courants des flux de travail :

• Envoyer un rappel à la personne qui réserve 10 minutes avant le début d'une réservation
• Envoyer un e-mail de suivi automatique à la personne qui réserve après la fin de la réunion
• Envoyer un e-mail de notification à votre responsable lorsqu'une nouvelle réunion est planifiée

Pour commencer

Pour commencer avec les flux de travail, naviguez vers la page "Flux de travail" depuis le menu de navigation à gauche. Pour créer votre premier flux de travail, vous pouvez soit utiliser l'un des modèles pré-faits, soit partir de zéro en cliquant sur le bouton "Nouveau flux de travail".

Métadonnées du flux de travail

Dans cette section, vous spécifierez les métadonnées générales liées à ce flux de travail :

• Nom du flux de travail : Un nom descriptif pour ce flux de travail pour vous aider à l'identifier facilement plus tard.
• Appliquer à : À quels liens de réservation ce flux de travail sera appliqué. Par défaut, les flux de travail sont appliqués à tous les liens de réservation.

Déclencheur du flux de travail

Le déclencheur du flux de travail est ce qui provoque le démarrage de ce flux de travail et quand. Le déclencheur est composé de deux parties :

• Événement déclencheur : Quel événement déclenchera ce flux de travail. Les valeurs possibles sont :
  • Avant le début de l'événement : Le flux de travail est déclenché un certain temps avant le début de l'événement.
  • Après la fin de l'événement : Le flux de travail est déclenché un certain temps après la fin de l'événement.
  • Lorsqu'une réservation est créée : Le flux de travail est déclenché lorsqu'une nouvelle réservation est créée pour le(s) lien(s) de réservation sélectionné(s). Si le lien de réservation nécessite une approbation, ce flux de travail est déclenché au moment où la réservation est demandée, pas lorsqu'elle est confirmée.
  • Lorsqu'une réservation est annulée : Le flux de travail est déclenché lorsqu'une réservation existante est annulée par l'hôte ou la personne qui réserve.
  • Lorsqu'une réservation est replanifiée : Le flux de travail est déclenché lorsqu'une réservation existante est replanifiée par l'hôte ou la personne qui réserve.
• Heure de déclenchement : Les événements déclencheurs "Avant le début de l'événement" et "Après la fin de l'événement" nécessitent qu'un paramètre de temps supplémentaire soit spécifié. Les autres types d'événements ne nécessitent pas de période de temps à spécifier et déclencheront le flux de travail instantanément au moment où l'événement se produit.

Action du flux de travail

L'action du flux de travail est l'effet que ce flux de travail exécutera une fois qu'il sera déclenché. Pour le moment, les actions sont limitées aux e-mails mais à l'avenir, les actions incluront également les SMS. Les actions suivantes sont disponibles :

• Envoyer un e-mail aux participants : Enverra un e-mail aux participants (excluant l'hôte).
• Envoyer un e-mail à l'hôte : Enverra un e-mail au(x) hôte(s) du lien de réservation.
• Envoyer un e-mail à une adresse e-mail spécifique : Enverra un e-mail à une adresse e-mail spécifiée.

Vous pourrez également spécifier le contenu suivant pour les e-mails :

• Objet : Objet de l'e-mail
• Corps : Contenu du corps de l'e-mail

Vous pouvez utiliser des variables dans l'objet ou le corps de votre e-mail qui seront remplacées par les valeurs réelles au moment où le flux de travail est déclenché. Cliquez sur le bouton "Variables" pour voir la liste des variables disponibles.