Flux de travail des liens de reservation

Les flux de travail dans OneCal vous permettent d'envoyer des e-mails lorsqu'une certaine action se produit dans un ou plusieurs de vos liens de reservation. Les flux de travail sont un excellent moyen de reduire les absences et d'automatiser les actions de suivi apres la fin d'une reunion. Voici quelques cas d'utilisation courants des flux de travail :

• Envoyer un rappel au planificateur 10 minutes avant le debut d'une reservation
• Envoyer un e-mail de suivi automatique au planificateur apres la fin de la reunion
• Envoyer un e-mail de notification a votre responsable lorsqu'une nouvelle reunion est planifiee

Pour commencer

Pour commencer avec les flux de travail, naviguez vers la page "Flux de travail" depuis le menu de navigation a gauche. Pour creer votre premier flux de travail, vous pouvez soit utiliser l'un des modeles pre-faits, soit partir de zero en cliquant sur le bouton "Nouveau flux de travail".

Metadonnees du flux de travail

Dans cette section, vous specifierez les metadonnees generales liees a ce flux de travail :

• Nom du flux de travail : Un nom descriptif pour ce flux de travail pour vous aider a l'identifier facilement plus tard.
• Appliquer a : A quels liens de reservation ce flux de travail sera applique. Par defaut, les flux de travail sont appliques a tous les liens de reservation.

Declencheur du flux de travail

Le declencheur du flux de travail est ce qui provoque le demarrage de ce flux de travail et quand. Le declencheur est compose de deux parties :

• Evenement declencheur : Quel evenement declenchera ce flux de travail. Les valeurs possibles sont :
  • Avant le debut de l'evenement : Le flux de travail est declenche un certain temps avant le debut de l'evenement.
  • Apres la fin de l'evenement : Le flux de travail est declenche un certain temps apres la fin de l'evenement.
  • Lorsqu'une reservation est creee : Le flux de travail est declenche lorsqu'une nouvelle reservation est creee pour le(s) lien(s) de reservation selectionne(s). Si le lien de reservation necessite une approbation, ce flux de travail est declenche au moment ou la reservation est demandee, pas lorsqu'elle est confirmee.
  • Lorsqu'une reservation est annulee : Le flux de travail est declenche lorsqu'une reservation existante est annulee par l'organisateur ou le planificateur.
  • Lorsqu'une reservation est replanifiee : Le flux de travail est declenche lorsqu'une reservation existante est replanifiee par l'organisateur ou le planificateur.
• Heure de declenchement : Les evenements declencheurs "Avant le debut de l'evenement" et "Apres la fin de l'evenement" necessitent qu'un parametre de temps supplementaire soit specifie. Les autres types d'evenements ne necessitent pas de periode de temps a specifier et declencheront le flux de travail instantanement au moment ou l'evenement se produit.

Action du flux de travail

L'action du flux de travail est l'effet que ce flux de travail executera une fois qu'il sera declenche. Pour le moment, les actions sont limitees aux e-mails mais a l'avenir, les actions incluront egalement les SMS. Les actions suivantes sont disponibles :

• Envoyer un e-mail aux participants : Enverra un e-mail aux participants (excluant l'organisateur).
• Envoyer un e-mail a l'organisateur : Enverra un e-mail au(x) organisateur(s) du lien de reservation.
• Envoyer un e-mail a une adresse e-mail specifique : Enverra un e-mail a une adresse e-mail specifiee.

Vous pourrez egalement specifier le contenu suivant pour les e-mails :

• Objet : Objet de l'e-mail
• Corps : Contenu du corps de l'e-mail

Vous pouvez utiliser des variables dans l'objet ou le corps de votre e-mail qui seront remplacees par les valeurs reelles au moment ou le flux de travail est declenche. Cliquez sur le bouton "Variables" pour voir la liste des variables disponibles.