Buchungslink-Workflows

Workflows in OneCal ermöglichen es Ihnen, E-Mails zu senden, wenn eine bestimmte Aktion bei einem oder mehreren Ihrer Buchungslinks stattfindet. Workflows sind eine großartige Möglichkeit für Sie, Nichterscheinen zu reduzieren und Folgeaktionen nach einem Meeting zu automatisieren. Einige häufige Anwendungsfälle für Workflows sind:

Senden einer Erinnerung an den Terminbucher 10 Minuten vor Beginn einer Buchung
Senden einer automatischen E-Mail-Nachverfolgung an den Terminbucher nach Ende des Meetings
Senden einer Benachrichtigungs-E-Mail an Ihren Chef, wenn ein neues Meeting geplant wird

Erste Schritte

Um mit Workflows zu beginnen, navigieren Sie zur Seite "Workflows" im linken Navigationsmenü. Um Ihren ersten Workflow zu erstellen, können Sie entweder eine der vorgefertigten Vorlagen verwenden oder von Grund auf neu beginnen, indem Sie auf den Button "Neuer Workflow" klicken.

Workflow-Metadaten

In diesem Abschnitt geben Sie allgemeine Metadaten zu diesem Workflow an:

Workflow-Name: Ein beschreibender Name für diesen Workflow, der Ihnen hilft, ihn später leicht zu identifizieren.
Anwenden auf: Auf welche Buchungslinks dieser Workflow angewendet wird. Standardmäßig werden Workflows auf alle Buchungslinks angewendet.

Workflow-Auslöser

Der Workflow-Auslöser ist das, was diesen Workflow startet und wann. Der Auslöser besteht aus zwei Teilen:

Auslöser-Ereignis: Welches Ereignis diesen Workflow auslöst. Mögliche Werte sind:
- Vor Ereignisbeginn: Workflow wird einige Zeit vor Beginn des Ereignisses ausgelöst.
- Nach Ereignisende: Workflow wird einige Zeit nach Ende des Ereignisses ausgelöst.
- Bei Buchungserstellung: Workflow wird ausgelöst, wenn eine neue Buchung für den/die ausgewählten Buchungslink(s) erstellt wird. Wenn der Buchungslink eine Genehmigung erfordert, wird dieser Workflow zum Zeitpunkt der Buchungsanfrage ausgelöst, nicht wenn sie bestätigt wird.
- Bei Buchungsabbruch: Workflow wird ausgelöst, wenn eine bestehende Buchung entweder vom Host oder vom Terminbucher abgebrochen wird.
- Bei Buchungsverschiebung: Workflow wird ausgelöst, wenn eine bestehende Buchung entweder vom Host oder vom Terminbucher verschoben wird.
Auslöser-Zeit: Die Auslöser-Ereignisse "Vor Ereignisbeginn" und "Nach Ereignisende" erfordern die Angabe eines zusätzlichen Zeitparameters. Andere Ereignistypen erfordern keine Angabe eines Zeitraums und lösen den Workflow sofort zum Zeitpunkt des Ereignisses aus.

Gut zu wissen

Wenn Sie den "Auslöser" für einen bestehenden Workflow bearbeiten, wirkt sich dies nur auf Buchungen aus, die nach dem Speichern des Workflows erstellt werden.

Workflow-Aktion

Die Workflow-Aktion ist der Effekt, den dieser Workflow ausführt, sobald er ausgelöst wird. Im Moment sind Aktionen auf E-Mails beschränkt, aber in Zukunft werden Aktionen auch SMS umfassen. Die folgenden Aktionen sind verfügbar:

E-Mail an Teilnehmer senden: Sendet eine E-Mail an Teilnehmer (ohne Host).
E-Mail an Host senden: Sendet eine E-Mail an den/die Buchungslink-Host(s).
E-Mail an bestimmte E-Mail-Adresse senden: Sendet eine E-Mail an eine angegebene E-Mail-Adresse.

Sie können auch den folgenden Inhalt für die E-Mails angeben:

Betreff: Betreff der E-Mail
Text: Textinhalt der E-Mail

Sie können Variablen im Betreff oder Text Ihrer E-Mail verwenden, die zum Zeitpunkt des Workflow-Auslösens durch tatsächliche Werte ersetzt werden. Klicken Sie auf den Button "Variablen", um die Liste der verfügbaren Variablen zu sehen.