予約リンクワークフロー

OneCalのワークフローを使用すると、1つ以上の予約リンクで特定のアクションが発生したときにメールを送信できます。ワークフローは、無断キャンセルを減らし、ミーティング終了後のフォローアップアクションを自動化するのに最適な方法です。ワークフローの一般的な使用例：

• 予約開始の10分前に予約者にリマインダーを送信
• ミーティング終了後に予約者に自動フォローアップメールを送信
• 新しいミーティングがスケジュールされたときに上司に通知メールを送信

はじめに

ワークフローを開始するには、左側のナビゲーションメニューから「ワークフロー」ページに移動します。最初のワークフローを作成するには、あらかじめ用意されたテンプレートの1つを使用するか、「新規ワークフロー」ボタンをクリックしてゼロから始めることができます。

ワークフローメタデータ

このセクションでは、このワークフローに関連する一般的なメタデータを指定します：

• ワークフロー名: このワークフローを後で簡単に識別できるように、わかりやすい名前を付けます。
• 適用先: このワークフローが適用される予約リンク。デフォルトでは、ワークフローはすべての予約リンクに適用されます。

ワークフロートリガー

ワークフロートリガーは、このワークフローをいつ開始するかを決定します。トリガーは2つの部分で構成されています：

• トリガーイベント: どのイベントがこのワークフローをトリガーするか。可能な値は：
  • イベント開始前: イベント開始の一定時間前にワークフローがトリガーされます。
  • イベント終了後: イベント終了の一定時間後にワークフローがトリガーされます。
  • 予約作成時: 選択した予約リンクに新しい予約が作成されたときにワークフローがトリガーされます。予約リンクに承認が必要な場合、このワークフローは確認時_ではなく_、予約がリクエストされた時点でトリガーされます。
  • 予約キャンセル時: ホストまたは予約者によって既存の予約がキャンセルされたときにワークフローがトリガーされます。
  • 予約再スケジュール時: ホストまたは予約者によって既存の予約が再スケジュールされたときにワークフローがトリガーされます。
• トリガー時間: 「イベント開始前」と「イベント終了後」のトリガーイベントには、追加の時間パラメータを指定する必要があります。他のイベントタイプは時間期間を指定する必要がなく、イベント発生時に即座にワークフローをトリガーします。

ワークフローアクション

ワークフローアクションは、トリガーされたときにこのワークフローが実行する効果です。現時点では、アクションはメールに限定されていますが、将来的にはSMSも含まれる予定です。以下のアクションが利用可能です：

• 参加者にメールを送信: 参加者（ホストを除く）にメールを送信します。
• ホストにメールを送信: 予約リンクのホストにメールを送信します。
• 特定のメールアドレスにメールを送信: 指定したメールアドレスにメールを送信します。

また、メールの以下の内容を指定できます：

• 件名: メールの件名
• 本文: メールの本文内容

メールの件名または本文で変数を使用できます。変数は、ワークフローがトリガーされた時点で実際の値に置き換えられます。「変数」ボタンをクリックして、利用可能な変数のリストを確認してください。