Workflow dei Link di Prenotazione

I Workflow in OneCal ti permettono di inviare email quando una certa azione avviene in uno o piu dei tuoi Link di Prenotazione. I Workflow sono un ottimo modo per ridurre le mancate presentazioni e per automatizzare le azioni di follow-up dopo che una riunione e terminata. Alcuni casi d'uso comuni per i workflow sono:

• Inviare un promemoria al prenotante 10 minuti prima dell'inizio di una prenotazione
• Inviare un'email di follow-up automatica al prenotante dopo che la riunione e terminata
• Inviare un'email di notifica al tuo capo quando viene programmata una nuova riunione

Per iniziare

Per iniziare con i Workflow, vai alla pagina "Workflow" dal menu di navigazione a sinistra. Per creare il tuo primo workflow, puoi usare uno dei modelli predefiniti, o iniziare da zero cliccando sul pulsante "Nuovo Workflow".

Metadati del Workflow

In questa sezione specificherai i metadati generali relativi a questo workflow:

• Nome Workflow: Un nome descrittivo per questo Workflow per aiutarti a identificarlo facilmente in seguito.
• Applica A: A quali Link di Prenotazione questo Workflow sara applicato. Per impostazione predefinita, i workflow sono applicati a tutti i Link di Prenotazione.

Trigger del Workflow

Il trigger del Workflow e cio che fa partire questo workflow e quando. Il trigger e composto da due parti:

• Evento Trigger: Quale evento attivera questo workflow. I valori possibili sono:
  • Prima dell'Inizio dell'Evento: Il Workflow viene attivato qualche tempo prima dell'inizio dell'evento.
  • Dopo la Fine dell'Evento: Il Workflow viene attivato qualche tempo dopo la fine dell'evento.
  • Quando la Prenotazione viene Creata: Il Workflow viene attivato quando viene creata una nuova Prenotazione per il/i Link di Prenotazione selezionato/i. Se il Link di Prenotazione richiede approvazione, questo workflow viene attivato al momento della richiesta della Prenotazione non quando viene confermata.
  • Quando la Prenotazione viene Cancellata: Il Workflow viene attivato quando una prenotazione esistente viene cancellata dall'organizzatore o dal prenotante.
  • Quando la Prenotazione viene Riprogrammata: Il Workflow viene attivato quando una prenotazione esistente viene riprogrammata dall'organizzatore o dal prenotante.
• Tempo del Trigger: Gli eventi trigger "Prima dell'Inizio dell'Evento" e "Dopo la Fine dell'Evento" richiedono un parametro temporale aggiuntivo da specificare. Altri tipi di evento non richiedono un periodo di tempo da specificare e attiveranno il workflow istantaneamente nel momento in cui l'evento accade.

Azione del Workflow

L'Azione del Workflow e l'effetto che questo workflow eseguira una volta attivato. Per il momento, le azioni sono limitate alle email ma in futuro le azioni includeranno anche gli SMS. Le seguenti azioni sono disponibili:

• Invia email ai partecipanti: Inviera un'email ai partecipanti (escluso l'organizzatore).
• Invia email all'organizzatore: Inviera un'email all'organizzatore/i del Link di Prenotazione.
• Invia email a un indirizzo email specifico: Inviera un'email a un indirizzo email specificato.

Potrai anche specificare il seguente contenuto per le email:

• Oggetto: Oggetto dell'email
• Corpo: Contenuto del corpo dell'email

Puoi usare le Variabili nell'oggetto o nel corpo della tua email che saranno sostituite con i valori effettivi al momento dell'attivazione del workflow. Clicca sul pulsante "Variabili" per vedere l'elenco delle variabili disponibili.