Fluxos de Trabalho de Links de Reserva

Os Fluxos de Trabalho no OneCal permitem que você envie e-mails quando uma determinada ação acontece em um ou mais dos seus Links de Reserva. Os Fluxos de Trabalho são uma ótima maneira de reduzir não comparecimentos e automatizar ações de acompanhamento após o término de uma reunião. Alguns casos de uso comuns para fluxos de trabalho são:

• Enviar um lembrete ao agendador 10 minutos antes do início de um reserva
• Enviar um e-mail de acompanhamento automático ao agendador após o término da reunião
• Enviar um e-mail de notificação ao seu chefe quando uma nova reunião é agendada

Primeiros passos

Para começar com os Fluxos de Trabalho, navegue até a página "Fluxos de Trabalho" no menu de navegação à esquerda. Para criar seu primeiro fluxo de trabalho, você pode usar um dos modelos pré-criados ou começar do zero clicando no botão "Novo Fluxo de Trabalho".

Metadados do Fluxo de Trabalho

Nesta seção você especificará metadados gerais relacionados a este fluxo de trabalho:

• Nome do Fluxo de Trabalho: Um nome descritivo para este Fluxo de Trabalho para ajudá-lo a identificá-lo facilmente depois.
• Aplicar A: A quais Links de Reserva este Fluxo de Trabalho será aplicado. Por padrão, os fluxos de trabalho são aplicados a todos os Links de Reserva.

Gatilho do Fluxo de Trabalho

O gatilho do Fluxo de Trabalho é o que faz este fluxo de trabalho iniciar e quando. O gatilho é composto por duas partes:

• Evento Gatilho: Qual evento acionará este fluxo de trabalho. Os valores possíveis são:
  • Antes do Evento Começar: O fluxo de trabalho é acionado algum tempo antes do evento começar.
  • Após o Evento Terminar: O fluxo de trabalho é acionado algum tempo após o evento terminar.
  • Quando o Reserva é Criado: O fluxo de trabalho é acionado quando um novo Reserva é criado para o(s) Link(s) de Reserva selecionado(s). Se o Link de Reserva requer aprovação, este fluxo de trabalho é acionado no momento em que o Reserva é solicitado, não quando é confirmado.
  • Quando o Reserva é Cancelado: O fluxo de trabalho é acionado quando um reserva existente é cancelado pelo anfitrião ou pelo agendador.
  • Quando o Reserva é Reagendado: O fluxo de trabalho é acionado quando um reserva existente é reagendado pelo anfitrião ou pelo agendador.
• Horário do Gatilho: Os eventos gatilho "Antes do Evento Começar" e "Após o Evento Terminar" requerem um parâmetro de tempo adicional a ser especificado. Outros tipos de evento não requerem um período de tempo a ser especificado e acionarão o fluxo de trabalho instantaneamente no momento em que o evento acontecer.

Ação do Fluxo de Trabalho

A Ação do Fluxo de Trabalho é o efeito que este fluxo de trabalho realizará uma vez acionado. Por enquanto, as ações são limitadas a e-mails, mas no futuro as ações também incluirão SMS. As seguintes ações estão disponíveis:

• Enviar e-mail para participantes: Enviará um e-mail para os participantes (excluindo o anfitrião).
• Enviar e-mail para o anfitrião: Enviará um e-mail para o(s) anfitrião(ões) do Link de Reserva.
• Enviar e-mail para endereço de e-mail específico: Enviará um e-mail para um endereço de e-mail especificado.

Você também poderá especificar o seguinte conteúdo para os e-mails:

• Assunto: Assunto do e-mail
• Corpo: Conteúdo do corpo do e-mail

Você pode usar Variáveis no assunto ou corpo do seu e-mail que serão substituídas por valores reais no momento em que o fluxo de trabalho for acionado. Clique no botão "Variáveis" para ver a lista de variáveis disponíveis para você.